Zasady ochrony danych

Jako administrator danych spółka BIOCODEX z siedzibą we Francji pod adresem 22 rue des Aqueducs w Gentilly (94250) (zwana dalej „Biocodex”) zobowiązuje się do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – gólne rozporządzenie o ochronie danych (zwanego dalej „RODO”) oraz francuskiej ustawy z dnia 20 czerwca 2018 r. o ochronie danych osobowych (zmienionej ustawy „Informatyka i Wolności”), w zakresie przetwarzania danych stosowanego w witrynie Biocodex Microbiota Institute dostępnej pod adresem www.biocodexmicrobiotainstitute.com (zwanej dalej „Witryną”).

 

Definicje

Na potrzeby niniejszej Polityki użyte terminy mają znaczenie określone w art. 4 RODO.

Terminy „dane” i „przetwarzanie”, używane poniżej w liczbie pojedynczej lub mnogiej, odnoszą się odpowiednio do danych osobowych oraz operacji przetwarzania danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce.

Informacje ogólne

Użytkownik może swobodnie przeglądać Witrynę bez konieczności podawania danych osobowych. Konieczne może być jednak podanie dotyczących go danych, na przykład w przypadku kontaktu z Biocodex. Ponadto Witryna wykorzystuje pliki cookie, które mogą przesyłać dane użytkownika podmiotom zewnętrznym

Witryna oraz wszystkie usługi oferowane w Witrynie gromadzą dane osobowe tylko w ściśle niezbędnym zakresie i udostępniają informację wskazującą:

• cele przetwarzania danych osobowych,
• podstawę prawną przetwarzania,
• źródło danych (jeżeli nie podaje ich użytkownik Witryny),
• obowiązkowy lub dobrowolny charakter gromadzenia danych,
• odbiorców danych,
• długość okresu przechowywania danych,
• ewentualny przesył danych poza Unię Europejską,
• prawa osoby związane z jej danymi i sposób ich wykonywania.

 

Środki bezpieczeństwa

BIOCODEX podejmuje wszelkie niezbędne środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poufności danych osobowych Użytkownika poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie przypadkowemu lub bezprawnemu zniszczeniu, utracie lub zmianie danych oraz uzyskaniu do nich dostępu przez osoby nieupoważnione.

Prawa wynikające z RODO

Użytkownikowi przysługuje w odniesieniu do jego danych prawo dostępu, sprostowania, usunięcia i przenoszenia danych; może on sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych lub zażądać ograniczenia ich przetwarzania; może również określić wytyczne dotyczące postępowania z jego danymi po śmierci.

Z praw tych należy korzystać zgodnie z warunkami przewidzianymi w RODO oraz w zmienionej francuskiej ustawie „Informatyka i Wolności”.

W celu skorzystania ze swoich praw lub w przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych Użytkownik może skontaktować się z inspektorem ochrony danych (IOD) BIOCODEX:

- pocztą elektroniczną: dpo[at]biocodex.com (należy zastąpić „[at]” znakiem „@”)

- pocztą tradycyjną: DPO BIOCODEX, 22 rue des Aqueducs, 94250 GENTILLY (Francja)

Prawa te mogą być wykonywane wyłącznie w odniesieniu do danych dotyczących Użytkownika, przez samego Użytkownika lub przez osobę przez niego upoważnioną. Jeżeli informacje zawarte we wniosku nie pozwalają jednoznacznie potwierdzić tożsamości Użytkownika, może zostać poproszony o przedstawienie dokumentu potwierdzającego tożsamość.

W przypadku skargi Użytkownik może zwrócić się do właściwego organu nadzorczego, takiego jak CNIL we Francji.

Zarządzanie Witryną

Jaki jest cel przetwarzania i na jakiej podstawie prawnej jest ono oparte?

Przetwarzanie danych osobowych ma na celu zarządzanie Witryną. Umożliwia ono spółce Biocodex: 

1. przygotowywanie i publikację treści;
2. uruchamianie usług oferowanych użytkownikom;
3. administrację techniczną w powiązaniu z usługodawcami, których przetwarzanie dotyczy;
4. zarządzanie bezpieczeństwem;
5. generowanie statystyk odwiedzin i korzystania z usług online.

Zgodnie z art. 6 pkt 1 lit. f RODO przetwarzanie jest niezbędne w celach związanych z uzasadnionymi interesami Biocodex (ogłaszanie i rozpowszechnianie w Internecie informacji o charakterze instytucjonalnym, promocyjnym i/lub naukowym). 

Jakie dane są przetwarzane i jak długo są one przechowywane?

Przetwarzane są następujące kategorie danych osobowych: 

• dane osób, których dotyczą publikacje (tożsamość, funkcje, dane teleadresowe itp.);
• dane dotyczące przeglądania Witryny (znacznik czasu, adres IP użytkownika, dane techniczne urządzenia i przeglądarki, z których użytkownik korzysta, dane geolokalizacyjne, pliki cookie) oraz na platformach cyfrowych za pośrednictwem przycisków i mediów (pliki cookie i inne technologie śledzenia);
• dane dotyczące zarządzania usługami oferowanymi użytkownikom;
• dane dotyczące zarządzania publikacjami (przeznaczenie, oczekiwany efekt, obserwacja, statystyki);
• dane dotyczące zarządzania usługami technicznymi (znacznikiem czasu i tematem żądań, obserwacja, nadany bieg, statystyki);
• statystyki odwiedzin Witryny i korzystania z usług internetowych oferowanych użytkownikom.

Dane mogą pochodzić: 

• od pracowników Biocodex odpowiedzialnych za publikację treści i techniczną administrację Witryny;
• od osób uczestniczących w przygotowaniu publikacji;
• od użytkowników Witryny;
• od pracowników odpowiednich usługodawców;
• z witryn zewnętrznych (stron internetowych, portali społecznościowych, wyszukiwarek itp.).

Dane gromadzone podczas przeglądania i niekonieczne do funkcjonowania Witryny (takie jak niektóre rodzaje plików cookie) są opcjonalne. O ile nie określono inaczej, pozostałe gromadzone dane są obowiązkowe. 

Przechowywanie danych: 

• Publikowane dane są przechowywane online przez okres niezbędny ze względu na ich znaczenie, a maksymalnie do chwili zamknięcia Witryny (archiwizacja Witryny przez 5 lat po jej zamknięciu).
• Dane dotyczące kontaktów z usługodawcami są przechowywane przez 5 lat po zakończeniu stosunku umownego.
• W przypadku braku zobowiązania wynikającego z przepisów prawa lub szczególnie dużego ryzyka dane z dzienników (logów) są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 1 rok.
• Dane niezbędne do generowania statystyk odwiedzin i korzystania z usług online są przechowywane przez 25 miesięcy w postaci nieumożliwiającej identyfikacji osób na podstawie ich adresu IP i obejmują identyfikator związany z plikiem cookie, przechowywany przez okres nie dłuższy niż 13 miesięcy, chyba że osoba, której dane dotyczą, zgłosi sprzeciw.

Do kogo trafiają dane?

Zależnie od swoich odpowiednich potrzeb odbiorcami wszystkich lub niektórych danych są:

• pracownicy Biocodex odpowiedzialni za publikację treści i techniczną administrację Witryny;
• pracownicy odpowiednich usługodawców;
• użytkownicy Witryny;
• pracownicy odpowiedzialni za nadzorowanie bezpieczeństwa systemów informatycznych Biocodex.

Ze względu na zamieszczenie w Internecie publikacje mogą być dostępne poza Unią Europejską.

Pozostałe dane nie są przekazywane poza Unię Europejską. Jednak w przypadku korzystania z narzędzi lub usługodawców znajdujących się poza Unią Europejską BIOCODEX zapewni zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony itp.

Zarządzanie żądaniami

Jaki jest cel przetwarzania i na jakiej podstawie prawnej jest ono oparte?

Przetwarzanie danych osobowych ma na celu zarządzanie żądaniami i zgłoszeniami formułowanymi w Witrynie. Umożliwia ono spółce Biocodex: 

1. przyjmowanie żądań/zgłoszeń;
2. zarządzanie ich dalszym biegiem i monitorowanie korespondencji;
3. opracowywanie anonimowych statystyk aktywności.

Zgodnie z art. 6 pkt 1 lit. f RODO przetwarzanie jest niezbędne w celach związanych z uzasadnionymi interesami Biocodex (przyjmowanie żądań i zgłoszeń użytkowników Witryny). 

Jakie dane są przetwarzane i jak długo są one przechowywane?

Przetwarzane są następujące kategorie danych osobowych: 

• tożsamość: adres e-mail, nazwisko, imię;
• temat i treść żądania/zgłoszenia;
• ewentualne informacje dodatkowe podane przez autora żądania.

O ile nie określono inaczej, wszystkie dane są obowiązkowe.

Przechowywanie danych: 

Dane są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 5 lat od przetworzenia żądania. W przypadku żądań dotyczących niepożądanego działania, kwestii medycznej lub reklamacji dotyczącej jakości produktu czas przechowywania danych jest określony w przewidzianym dla nich konkretnym sposobie postępowania. 

Do kogo trafiają dane?

Zależnie od swoich odpowiednich potrzeb odbiorcami wszystkich lub niektórych danych są:

• osoba, której dane dotyczą;
• pracownicy Biocodex odpowiedzialni za:
  • przetwarzanie żądań;
  • nadzór sanitarny, informację medyczną lub reklamacje dotyczące jakości produktu (w odpowiednich przypadkach);
  • ochronę danych (w odpowiednich przypadkach);
  • pracownicy odpowiednich usługodawców.

Subskrypcja biuletynu

Jaki jest cel przetwarzania i na jakiej podstawie prawnej jest ono oparte?

Przetwarzanie danych osobowych ma na celu zarządzanie biuletynami (newsletterami) związanymi z Witryną. Umożliwia ono spółce Biocodex: 

• zarządzanie subskrypcjami i wysyłkami elektronicznymi;
• generowanie statystyki związanych z usługą.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

Jakie dane są przetwarzane i jak długo są one przechowywane?

Przetwarzane są następujące kategorie danych osobowych: 

• adres e-mail(*);
• inne dane umożliwiające personalizację wysyłki biuletynu (takie jak stanowisko, zwrot grzecznościowy, nazwisko, imię itp.);
• data subskrypcji;
• dane techniczne niezbędne do wyrażenia i rejestrowania historii zgody;
• statystyki dotyczące usługi.

(*) Podanie adresu e-mail jest obowiązkowe.

Przechowywanie danych: 

Dane są przechowywane do czasu rezygnacji Użytkownika z subskrypcji za pośrednictwem odsyłacza do rezygnacji zamieszczonego w biuletynach.

Do kogo trafiają dane?

Zależnie od swoich odpowiednich potrzeb odbiorcami wszystkich lub niektórych danych są:

• pracownicy Biocodex odpowiedzialni za komunikację;
• pracownicy usługodawcy odpowiedzialni za subskrypcje i wysyłkę biuletynu.

W przypadku korzystania z narzędzi lub usługodawców znajdujących się poza Unią Europejską BIOCODEX zapewni zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony itp.

Z uwagi na to, że usługę udostępniania biuletynu może świadczyć podmiot zewnętrzny, możliwa jest wysyłka danych poza Unię Europejską.

 

Pliki cookie

Biocodex używa w Witrynie różnych plików cookie w celu pomiaru liczby odwiedzin i instalacji usług umożliwiających poprawę interaktywności Witryny. 

Co to jest plik cookie? 

Plik cookie, inaczej ciasteczko, to plik tekstowy, który można umieścić w urządzeniu użytkownika, gdy przegląda on witrynę internetową. Pliki cookie to ważne narzędzie pozwalające podmiotom obserwować całość aktywności ich użytkowników w sieci.

Zazwyczaj są to małe, opatrzone nazwą umożliwiającą ich identyfikację pliki przesyłane do przeglądarki użytkownika przez przeglądaną przez niego witrynę internetową. Przeglądarka przechowuje je przez pewien czas i odsyła do witryny internetowej zawsze, gdy zostaje ona wyświetlona. Pliki cookie zasadniczo łatwo wyświetlić i skasować.

Pliki cookie same w sobie są nieszkodliwe, ponieważ nie zawierają wykonywalnego kodu. Pełnią one ważne dla witryn internetowych funkcje: mogą służyć do zapamiętywania identyfikatora konta klienta, preferencji przeglądania, umożliwiać obserwację przeglądania w celach statystycznych lub reklamowych itp.

Pliki cookie mogą jednak przechowywać ilość danych wystarczającą, aby zidentyfikować użytkownika bez jego zgody, a w niektórych przypadkach mogą służyć do tworzenia profili osób fizycznych. Dlatego konieczne jest uwzględnienie zarządzania plikami cookie w ramach ochrony danych.

Jakie są rodzaje plików cookie?

Pliki cookie można ogólnie podzielić według trzech kryteriów: pochodzenia, okresu trwałości i przeznaczenia.

Pochodzenie

Wewnętrzne pliki cookie (first-party cookies): pliki te są umieszczane w urządzeniu użytkownika bezpośrednio przez wyświetlaną witrynę internetową.

Zewnętrzne pliki cookie lub pliki cookie podmiotów zewnętrznych (third-party cookies): są to pliki cookie umieszczane w urządzeniu użytkownika przez podmiot zewnętrzny, na przykład reklamodawcę.

Okres trwałości

Sesyjne pliki cookie: są to tymczasowe pliki cookie wygasające w chwili zamknięcia przeglądarki lub zakończenia wizyty (sesji).

Trwałe pliki cookie: ta kategoria obejmuje wszystkie pliki cookie pozostające w urządzeniu użytkownika do chwili ich usunięcia. Mogą one zostać usunięte ręcznie lub automatycznie (w terminie wygaśnięcia pliku cookie lub w chwili zamknięcia przeglądarki, jeżeli jest ona w ten sposób skonfigurowana).

Przeznaczenie

Ściśle niezbędne pliki cookie: pliki te umożliwiają korzystanie z witryny internetowej poprzez uruchamianie podstawowych usług, takich jak przeglądanie strony, dostęp do zabezpieczonych obszarów strony lub przechowywanie artykułów w internetowym koszyku zakupów. W związku z tym witryna internetowa nie może funkcjonować bez tych plików.

Preferencyjne pliki cookie (funkcjonalne pliki cookie): pliki te umożliwiają witrynie internetowej przechowywanie informacji modyfikujących sposób zachowania lub wyświetlania witryny, takich jak język preferowany przez użytkownika lub region, w którym on przebywa.

Statystyczne pliki cookie (analityczne pliki cookie): pliki te poprzez gromadzenie i przekazywanie informacji pomagają właścicielowi witryny internetowej poznać sposób interakcji użytkowników z witryną, na przykład odwiedzane przez nich strony i używane odsyłacze. Celem tych działań jest doskonalenie witryny. Mimo że pliki te są przeznaczone do użytku właściciela witryny, mogą one pochodzić od podmiotów zewnętrznych, które mogą śledzić użytkownika w celach marketingowych.

Marketingowe pliki cookie: pliki te obserwują aktywność użytkownika w sieci, aby na przykład pomagać reklamodawcom w wyświetlaniu bardziej adekwatnych reklam. Pliki te mogą przekazywać informacje innym podmiotom lub reklamodawcom. Są to trwałe pliki cookie niemal zawsze pochodzenia zewnętrznego.
 

Jak kontrolować instalację plików cookie?

Zasadniczo użytkownik Witryny może zapobiec instalacji plików cookie w swoim urządzeniu lub usunąć te, które już się w nim znajdują, wybierając odpowiednie ustawienia przeglądarki internetowej. Instrukcje zarządzania plikami cookie można znaleźć w zakładkach przeglądarki dotyczących pomocy.

• Należy jednak pamiętać, że blokada plików cookie w przeglądarce może zakłócić funkcjonowanie Witryny oraz innych witryn internetowych.
   

Jakie rodzaje plików cookie są używane w Witrynie?

Wewnętrzne pliki cookie wynikające ze zgody użytkownika 

Pliki te są instalowane bezpośrednio przez Witrynę i pozwalają zapamiętać decyzje użytkownika dotyczące instalacji zewnętrznych plików cookie.

„Didomi token (didomi_token)”:

-    Przeznaczenie: zawiera informacje o zgodzie do spersonalizowanych celów i dla spersonalizowanych partnerów, a także informacje specyficzne dla Didomi (na przykład ID użytkownika).
-    Maksymalny okres przechowywania: 6 miesięcy.

 

„Consent string (euconsent-v2)”:

-    Przeznaczenie: zawiera ciąg zgody TCF IAB (*), a także informacje dotyczące zgody dla wszystkich standardów IAB (partnerów i celów).
-    Maksymalny okres przechowywania: 6 miesięcy.

 

(*) Więcej informacji: https://iabeurope.eu/transparency-consent-framework/

 

Pliki cookie podmiotów zewnętrznych 

Witryna opiera się na pewnych usługach oferowanych przez podmioty zewnętrzne. Mogą to być na przykład usługi pomiaru liczby wizyt, hostingu filmów itp.

Cele oferowane przez te podmioty wykorzystują pliki cookie instalowane bezpośrednio przez te usługi. Za pośrednictwem plików cookie podmioty te mogą gromadzić i wykorzystywać na własny rachunek dane przeglądania witryny przez użytkownika w celu oferowania na przykład celowanej reklamy i treści zależnych od historii przeglądania. Więcej informacji zawierają zasady zachowania poufności tych podmiotów zewnętrznych, z którymi można się zapoznać poprzez moduł zarządzania plikami cookie zainstalowany w Witrynie.

Domyślnie pliki cookie podmiotów zewnętrznych nie są instalowane. Użytkownik może wyrazić zgodę na ich instalację w module zarządzania plikami cookie lub bezpośrednio poprzez prośbę o zgodę w określonym kontekście, na przykład przy uruchomieniu zewnętrznego filmu. Użytkownik może wskazać swoje preferencje globalnie dla całej Witryny lub dla każdej usługi oddzielnie. Może on w każdej chwili zmienić podjęte decyzje, wchodząc do modułu zarządzania plikami cookie przez odsyłacz stale znajdujący się u dołu strony.

Dane gromadzone przez pliki cookie podmiotów zewnętrznych mogą być wysyłane poza Unię Europejską.

Szczególny przypadek plików cookie stron trzecich umieszczanych przez „strażników dostępu” (gatekeepers) (*):

BIOCODEX dąży do zapewnienia najwyższego poziomu zgodności z RODO oraz DMA (unijnym aktem o rynkach cyfrowych), stosując mechanizm zarządzania zgodą oraz procedury zapewniające przekazywanie podmiotom trzecim wyłącznie danych bezwzględnie niezbędnych.

W przypadku odmowy stosowania plików cookie pochodzących od „strażników dostępu” Użytkownik Witryny ma pewność, że podmiotom tym przekazywane są wyłącznie dane anonimowe.

(*) Są to największe przedsiębiorstwa cyfrowe działające w Internecie: Alphabet (Google), Amazon, Apple, Meta (Facebook), Microsoft oraz ByteDance (TikTok).

Pomiar korzystania z naszej komunikacji elektronicznej

Jeżeli Użytkownik wyraził zgodę na otrzymywanie od nas komunikacji elektronicznej, może ona, w zależności od jego wyboru, zawierać piksele śledzące.

Czym jest piksel śledzący?

Piksel śledzący to bardzo mały obraz osadzony w wiadomości e-mail, który umożliwia zebranie określonych informacji podczas jej wyświetlania. Podobnie jak pliki cookie stanowi on narzędzie śledzące, którego stosowanie podlega uprzedniej zgodzie Użytkownika, chyba że przepisy przewidują wyjątek.

Dlaczego używamy pikseli śledzących?

Używamy pikseli śledzących w celu pomiaru skuteczności naszych komunikatów, poprawy ich treści i trafności oraz, w stosownych przypadkach, dostosowywania ich do interakcji Użytkownika.

Niektóre informacje dotyczące otwierania naszych wiadomości e-mail mogą być również wykorzystywane do celów związanych z dostarczalnością, w szczególności w celu identyfikacji nieaktywnych odbiorców.

Na jakiej podstawie prawnej korzystamy z tych technologii?

Jeżeli piksele śledzące są wykorzystywane do pomiaru skuteczności naszych kampanii, poprawy lub personalizacji naszej komunikacji, ich stosowanie opiera się na zgodzie Użytkownika.

Ważna informacja: zgoda na stosowanie pikseli śledzących jest niezależna od decyzji Użytkownika o otrzymywaniu naszej komunikacji elektronicznej. Oznacza to, że Użytkownik może nadal otrzymywać komunikaty, na które się zapisał, jednocześnie odmawiając zgody na stosowanie pikseli śledzących wymagających jego zgody.

W przypadkach ściśle przewidzianych przepisami niektóre piksele niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika, w szczególności wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z dostarczalnością, mogą być stosowane bez jego zgody.

Jakie dane możemy gromadzić?

Piksele śledzące mogą zbierać informacje dotyczące wyświetlania i korzystania z naszych wiadomości e-mail, w szczególności informacje o ich otwarciu, kliknięciach, identyfikatorze powiązanym z odbiorcą oraz niektórych danych technicznych dotyczących używanego urządzenia. Informacje te są powiązane z adresem e-mail Użytkownika.

Kto może mieć dostęp do tych danych?

Dostęp do tych danych, w zakresie swoich obowiązków, mogą mieć:

- upoważnieni pracownicy BIOCODEX, w szczególności zespoły odpowiedzialne za komunikację, marketing i zarządzanie relacjami z klientami;

- dostawcy usług technicznych zaangażowani w zarządzanie i wysyłkę naszej komunikacji elektronicznej.

Jak długo przechowujemy te dane?

Informacje uzyskane za pomocą pikseli śledzących są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy od ich zebrania, a następnie są usuwane lub anonimizowane.

Jeżeli piksele są wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z dostarczalnością, przechowywana jest jedynie data ostatniego otwarcia wiadomości, z dokładnością do dnia. Informacja ta jest aktualizowana przy każdym kolejnym otwarciu i przechowywana przez okres niezbędny do zarządzania dostarczalnością naszej komunikacji.

### Czy Państwa dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?

Niektóre dane mogą być przekazywane lub udostępniane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) przez naszych usługodawców. Jeżeli dane państwo nie jest objęte decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, takie transfery są zabezpieczane za pomocą odpowiednich gwarancji zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak można zarządzać swoimi preferencjami?

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić swoje ustawienia dotyczące pikseli śledzących, korzystając z odsyłacza zamieszczonego w naszej komunikacji lub z naszego centrum preferencji.

Wycofanie zgody na śledzenie nie powoduje rezygnacji z otrzymywania naszej komunikacji. Jeżeli Użytkownik chce zrezygnować z subskrypcji, powinien skorzystać z odsyłacza przeznaczonego specjalnie do tego celu, znajdującego się w naszej komunikacji, lub z naszego centrum preferencji.